Dal gestionale all'automazione dei campi: un ecosistema digitale per il TC Pedavena

Il Tennis Club Pedavena è un'associazione sportiva dilettantistica del bellunese: quattro campi da tennis, un campo da padel e una scuola tennis seguita da un maestro nazionale e due istruttori. Sotto lo stesso tetto convivono due attività che funzionano in modo diverso. Da una parte i soci, che prenotano un campo per giocare: un gesto veloce, spesso deciso all'ultimo momento e che in buona parte dell'anno cade di sera, a luci accese. Dall'altra la scuola, con le famiglie che iscrivono i figli ai corsi e una segreteria che deve tenere insieme corsi, presenze, quote e certificati per un'intera stagione.

Le esigenze erano due, e si tenevano per mano. La prima: permettere ai soci di prenotare un campo da soli, a qualsiasi ora, con regole chiare su chi può prenotare cosa e con il pagamento già risolto al momento della prenotazione. La seconda riguardava l'illuminazione, che è insieme una voce di tariffa e un interruttore fisico: qualcuno deve accenderla prima che i giocatori arrivino e spegnerla quando se ne vanno, e se ci si dimentica resta accesa su un campo vuoto. Sul fronte scuola il problema era di famiglia diversa ma della stessa natura: anagrafiche, iscrizioni, quote, presenze, certificati medici, ricevute e compensi dei maestri vivevano in strumenti separati — l'anagrafica di partenza è stata importata da fogli di calcolo — e ogni domanda che ne incrociasse due, come «quante ore ha svolto questo allievo» o «chi è indietro con le rate», andava ricomposta a mano.

Dall'analisi è emerso un punto che ha determinato tutto il resto: non era un problema solo, erano due, e chiedevano strumenti diversi. Le prenotazioni sono letture e scritture rapidissime sullo stato di una griglia di slot che più persone guardano nello stesso momento, e vogliono un database in tempo reale. Il gestionale della scuola fa domande di tutt'altro tipo — ore per allievo e per stagione, quote scadute, compensi per maestro, tassi di presenza, incassi per metodo di pagamento — cioè incroci e aggregazioni, e vuole un database relazionale. Da qui la scelta di costruire due applicazioni indipendenti, ciascuna con il proprio database e la propria autenticazione, in modo che un guasto o una modifica su una non tocchi l'altra. Il secondo punto è stato il più interessante: la prenotazione contiene già tutto quello che serve all'impianto. Se il socio ha scelto e pagato l'illuminazione, il sistema sa già quale campo, in quale fascia oraria, va illuminato. L'automazione non aveva bisogno di nuovi dati da inserire — bastava collegare quelli che c'erano già a chi accende le luci.

È stato realizzato un ecosistema digitale fatto di tre parti che lavorano insieme. Il portale prenotazioni, con tre profili — amministratore, maestro e giocatore — dove si prenota su una griglia dei campi, valgono le regole del circolo (chiusure, fasce riservate, slot prenotabili solo con borsellino, prenotazioni ricorrenti) e si paga con un borsellino digitale ricaricabile via Stripe o PayPal. Il gestionale della scuola tennis, con quattro profili — segreteria, maestro, istruttore e famiglia — che copre il ciclo intero: anagrafica allievi, certificati medici con le loro scadenze, iscrizioni ai corsi anche da un modulo pubblico compilato dalle famiglie, composizione del calendario delle lezioni, registro delle presenze e delle ore svolte, calcolo automatico delle quote a fasce con sconti e sconto famiglia, rate e scadenze, incassi, ricevute numerate in PDF, tesseramento federale, compensi dei maestri e report economici. E il collegamento con l'impianto, che è il pezzo che tiene insieme il digitale e il fisico. Entrambi i portali parlano con soci e famiglie per e-mail e via WhatsApp, con messaggi automatici e promemoria i cui testi e le cui soglie si riscrivono dal pannello, senza toccare il codice.

Il flusso è questo: il socio prenota un campo e sceglie l'illuminazione, che è un supplemento a tariffa; la prenotazione viene salvata con l'indicazione che quel campo, in quella fascia, va illuminato. Da lì in poi non interviene più nessuno. Ogni cinque minuti un processo automatico rilegge le prenotazioni della giornata e le confronta con l'ora corrente: dieci minuti prima dell'inizio — un anticipo che la segreteria regola dal pannello — accende le luci di quel campo, e dieci minuti dopo la fine le spegne. Il comando raggiunge i dispositivi BTicino/Legrand dell'impianto attraverso l'API Netatmo, con le credenziali di accesso rinnovate dal sistema per conto proprio. Attorno ci sono i controlli che rendono un'automazione affidabile davvero: prima di spegnere verifica che non ci sia un'altra prenotazione in corso o imminente sullo stesso campo, così due partite di fila non restano al buio nel mezzo; una guardia per prenotazione impedisce che lo stesso comando parta due volte; se un dispositivo non risponde, l'errore viene registrato e non blocca gli altri campi. Ogni accensione e ogni spegnimento finisce in un registro che dice cosa, quando, su quale campo, per quale prenotazione, e se l'ha deciso il sistema o una persona — perché il comando manuale resta sempre disponibile, dal pannello della segreteria, che vede in tempo reale quali dispositivi sono accesi e raggiungibili, e da una console ridotta per i maestri. Lo stesso meccanismo governa il riscaldamento dei campi, sia in automatico sulle prenotazioni che lo prevedono, sia con programmazioni manuali impostate dalla segreteria.

Il circolo ha oggi un posto solo per ogni cosa. I soci prenotano da sé, a qualsiasi ora, pagando dal borsellino; le famiglie vedono il calendario dei corsi, le presenze dei figli, le quote e le ricevute senza doverle chiedere a nessuno; i maestri compilano il registro dal campo e ritrovano le proprie ore già conteggiate; la segreteria non ricopia più dati da uno strumento all'altro e tira fuori i report economici da una schermata. Sull'impianto, la parte più concreta: l'illuminazione segue la prenotazione, e quello che il socio ha pagato è esattamente quello che si accende, senza che nessuno debba passare sul posto prima e dopo e senza campi che restano illuminati a vuoto. Il controllo manuale non è stato tolto ma affiancato: chi deve intervenire lo fa quando serve, e ogni intervento resta scritto. Attorno a tutto questo ci sono le cose che si notano solo quando mancano — registro delle operazioni sensibili, gestione delle richieste privacy e dei dati personali, backup notturni cifrati fuori dalla piattaforma, con una procedura di ripristino che viene verificata.