Il primo cliente sono io: il CRM su misura con cui lavoro ogni giorno

Il mio lavoro tiene insieme aree che di solito stanno separate: energia e gas, telecomunicazioni, digital marketing, applicazioni e intelligenza artificiale. Le persone con cui parlo sono spesso le stesse — il titolare che chiede un confronto sulla bolletta oggi può chiedere una linea nuova domani — ma ogni area ha i suoi dati e i suoi passaggi: un punto di fornitura, la scadenza di un contratto telefonico, il budget di una campagna. E da quando questo sito ha i suoi moduli e le sue campagne sponsorizzate, le richieste arrivano anche da lì, a qualsiasi ora.

Gli strumenti pronti all'uso facevano bene la parte generica — un'anagrafica, una lista di trattative — e lasciavano fuori quasi tutto il resto. Le bollette stavano in una cartella, le scadenze in un foglio di calcolo, gli appunti delle telefonate in un'agenda, le richieste dal sito in una casella di posta, le campagne su piattaforme che non sapevano niente di chi poi diventava cliente. Ogni domanda che ne incrociasse due — chi devo richiamare oggi, da quale campagna arrivano i clienti veri, quali contratti stanno per scadere — andava ricomposta a mano.

Il punto emerso subito è che non mi serviva un CRM più grande, ma uno che parlasse la lingua del mio lavoro: con i campi giusti per ogni area, e con i passaggi nell'ordine in cui li faccio davvero. Il secondo è che il pezzo più prezioso non era l'archivio, ma il collegamento: una richiesta che arriva dal sito deve portarsi dietro la campagna da cui è partita, le risposte date nel modulo e il consenso privacy, e diventare una trattativa senza ricopiare niente. Il terzo è che gran parte del tempo se ne andava a leggere documenti — visure, bollette, documenti d'identità — per trascriverne i dati: un lavoro che l'intelligenza artificiale fa bene, se qualcuno controlla il risultato.

Così, nell'ottobre del 2025, ho cominciato a costruirmi il mio CRM, con gli stessi strumenti di sviluppo basati sull'AI che uso per i clienti. È partito dall'essenziale — aziende, contatti, trattative — ed è cresciuto un pezzo alla volta, ogni volta che la giornata mi metteva davanti un'esigenza concreta. Oggi ha una sezione lead in cui arrivano da sole le richieste dei moduli del sito, con provenienza e campagna; una bacheca delle opportunità; la scheda di ogni cliente con referenti, note, cronologia e cartella su Google Drive; il calendario sincronizzato con Google; campagne e-mail e WhatsApp; la compilazione automatica dei contratti in PDF; il registro del fatturato; un simulatore che legge le bollette e le confronta con le offerte; e un assistente AI a cui chiedere, come a un collega, chi devo chiamare oggi.

La richiesta parte dal sito verso il CRM firmata con una chiave che conoscono solo i due, così nessun altro può spacciarsi per il sito e infilare dati falsi. Arriva con tutto quello che serve per lavorarla: le risposte del modulo così come le ha viste chi l'ha compilato, il canale e la campagna da cui è partita la visita, il testo esatto del consenso privacy e l'ora in cui è stato dato, e gli eventuali documenti, che finiscono in una cartella su Google Drive. Se la stessa persona scrive due volte, la seconda richiesta si aggiunge alla storia della prima invece di creare un doppione. E il cerchio si chiude anche al contrario: quando un lead arrivato da una sponsorizzata diventa un appuntamento o un cliente, e la persona ha dato il consenso, il CRM lo comunica alla piattaforma pubblicitaria, che impara a cercare contatti simili a quelli che contano davvero.

Lo uso ogni giorno, ed è la cosa che conta di più. In un anno ha ricevuto più di mille modifiche, ciascuna nata da una necessità reale: è il modo in cui uno strumento su misura dovrebbe crescere. Le richieste dal sito non si perdono più in una casella di posta, ogni lead ha una data di richiamo, e di ogni cliente so da dove è arrivato. Ma il risultato che mi interessa raccontare qui è un altro: quando propongo a una piccola attività di costruire la sua applicazione, non parlo di una cosa che ho visto fare. Parlo di una cosa che uso.